組織好一場活動,必備這張圖!
2021-08-10

文化展廳

事以規矩成方圓,

遵以流程繁化簡。

管以創新真文化,

理以有道敘新篇。


活動流程化


【產生背景】

很多問題看起來復雜,是因為沒有找到其規律,一旦掌握其規律,再復雜的問題也能一目了然。此外,很多事情本來簡單,但由于人的思維復雜,往往簡單的問題會被復雜化。對此,振東推出了“個人工作程序化”和“崗位管理流程化”,使得全員工作有章可循,工作效率大大提高,成為振東特色的管理工具。

隨著企業的飛速發展,各種會議、活動也越來越頻繁,為了保證活動效果,避免活動過程中出現重大紕漏,經過對“個人工作程序化”和“崗位管理流程化”延伸應用,振東推出了“活動流程化”管理模式。

振東集團“扶貧濟困日”資助大會流程圖

振東集團“扶貧濟困日”資助大會流程圖

【產生案例】

02年,振東跨入制藥行業,公司調動一切人力、物力、財力準備GMP國家認證,經過艱苦的努力,終于在年底順利通過認證,具備了生產條件。同年,公司對全國腫瘤市場進行了認真調研,出臺了營銷預案。03年正月初八,公司舉辦生產、市場啟動大會,全員參加,并邀請了當地政府領導出席。會前,大家認為準備非常充分。然而,大會期間還是出現了很多漏洞——有的環節多人執行,有的環節卻無人負責。出席會議的領導在會后講到:“你們的會議規模很大,但組織不夠嚴密,有待完善,團隊仍需磨合?!?/span>

每年正月初八振東集團千人培訓

每年正月初八振東集團千人培訓

李安平董事長聽后認為,是流程不清導致職責不明,致使產生很多紕漏。如果提前梳理流程,明確環節,清晰分工,責任到人,漏洞自然就會減少。此后,每次會議或活動前,都會進行流程梳理,并一遍遍進行完善優化。各類活動各環節銜接失誤越來越少,效果也越來越好。


【模式定義】

在舉辦各類活動前,先梳理清楚各個環節,設計好流程圖,按流程圖分工,每個環節都由責任人、參與人、內容、時間、標準、注意事項等組成?;顒又?,按流程圖執行,最大限度避免產生疏漏。即便是沒有活動組織經驗的新人,按活動流程圖執行,也會得心應手。


【應用案例】

案例一:

一次,振東邀請全國各地的86家科研機構開展學術探討會。會議前期,本次會議總指揮游蓉麗發現賈晶晶積極性很高,組織能力強,又剛上任不久,銳氣正鋒,便讓其組織此次研討會。接到任務后,賈詳細制定了會議流程,覆蓋研討會的每個細節,并做了幾番討論修改。

按照流程,會議前一周,會務組給所有參會嘉賓發溫馨提示短信,介紹當地民俗和名勝;會議前三天,會務組將當地未來一周的天氣情況發給,并提示到會乘車信息;會議當天,接待人員從嘉賓簽到、乘電梯、進房間、行李擺放全程陪同……這次會議安排行程緊、節奏快、效率高,每個環節都實現了無縫化對接,每個參會嘉賓都享受到了VIP式的服務,大家對此次會議組織紛紛點贊。

振東集團高峰論壇篝火晚會

振東集團高峰論壇篝火晚會

案例二:

每年端午節,文化建設部會在科技園區組織“包粽子大賽”活動。今年端午節,新員李洋負責組織活動。由于缺乏經驗,李洋籌備活動時非常頭疼。該先做什么?有哪些環節?要準備哪些道具?需要多少人協助?該如何分工?這些問題讓李洋一頭霧水。經理了解情況后,提示他,公司各類活動都有活動流程,并把近期幾次活動的流程圖都找出來,讓李洋仔細研究。李洋頓時開悟,馬上研究學習,并嘗試制作本次活動流程圖。經過幾次修改優化后,李洋按照流程圖進行籌備執行,這場近300人參與的活動獲得圓滿成功,現場不僅秩序井然,而且氣氛熱烈,趣味橫生,給大家留下一個難忘的端午印象。

“粽情振東”趣味包粽子大賽

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組織好一場活動,必備這張圖!

文化展廳

事以規矩成方圓,

遵以流程繁化簡。

管以創新真文化,

理以有道敘新篇。


活動流程化


【產生背景】

很多問題看起來復雜,是因為沒有找到其規律,一旦掌握其規律,再復雜的問題也能一目了然。此外,很多事情本來簡單,但由于人的思維復雜,往往簡單的問題會被復雜化。對此,振東推出了“個人工作程序化”和“崗位管理流程化”,使得全員工作有章可循,工作效率大大提高,成為振東特色的管理工具。

隨著企業的飛速發展,各種會議、活動也越來越頻繁,為了保證活動效果,避免活動過程中出現重大紕漏,經過對“個人工作程序化”和“崗位管理流程化”延伸應用,振東推出了“活動流程化”管理模式。

振東集團“扶貧濟困日”資助大會流程圖

振東集團“扶貧濟困日”資助大會流程圖

【產生案例】

02年,振東跨入制藥行業,公司調動一切人力、物力、財力準備GMP國家認證,經過艱苦的努力,終于在年底順利通過認證,具備了生產條件。同年,公司對全國腫瘤市場進行了認真調研,出臺了營銷預案。03年正月初八,公司舉辦生產、市場啟動大會,全員參加,并邀請了當地政府領導出席。會前,大家認為準備非常充分。然而,大會期間還是出現了很多漏洞——有的環節多人執行,有的環節卻無人負責。出席會議的領導在會后講到:“你們的會議規模很大,但組織不夠嚴密,有待完善,團隊仍需磨合?!?/span>

每年正月初八振東集團千人培訓

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李安平董事長聽后認為,是流程不清導致職責不明,致使產生很多紕漏。如果提前梳理流程,明確環節,清晰分工,責任到人,漏洞自然就會減少。此后,每次會議或活動前,都會進行流程梳理,并一遍遍進行完善優化。各類活動各環節銜接失誤越來越少,效果也越來越好。


【模式定義】

在舉辦各類活動前,先梳理清楚各個環節,設計好流程圖,按流程圖分工,每個環節都由責任人、參與人、內容、時間、標準、注意事項等組成?;顒又?,按流程圖執行,最大限度避免產生疏漏。即便是沒有活動組織經驗的新人,按活動流程圖執行,也會得心應手。


【應用案例】

案例一:

一次,振東邀請全國各地的86家科研機構開展學術探討會。會議前期,本次會議總指揮游蓉麗發現賈晶晶積極性很高,組織能力強,又剛上任不久,銳氣正鋒,便讓其組織此次研討會。接到任務后,賈詳細制定了會議流程,覆蓋研討會的每個細節,并做了幾番討論修改。

按照流程,會議前一周,會務組給所有參會嘉賓發溫馨提示短信,介紹當地民俗和名勝;會議前三天,會務組將當地未來一周的天氣情況發給,并提示到會乘車信息;會議當天,接待人員從嘉賓簽到、乘電梯、進房間、行李擺放全程陪同……這次會議安排行程緊、節奏快、效率高,每個環節都實現了無縫化對接,每個參會嘉賓都享受到了VIP式的服務,大家對此次會議組織紛紛點贊。

振東集團高峰論壇篝火晚會

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案例二:

每年端午節,文化建設部會在科技園區組織“包粽子大賽”活動。今年端午節,新員李洋負責組織活動。由于缺乏經驗,李洋籌備活動時非常頭疼。該先做什么?有哪些環節?要準備哪些道具?需要多少人協助?該如何分工?這些問題讓李洋一頭霧水。經理了解情況后,提示他,公司各類活動都有活動流程,并把近期幾次活動的流程圖都找出來,讓李洋仔細研究。李洋頓時開悟,馬上研究學習,并嘗試制作本次活動流程圖。經過幾次修改優化后,李洋按照流程圖進行籌備執行,這場近300人參與的活動獲得圓滿成功,現場不僅秩序井然,而且氣氛熱烈,趣味橫生,給大家留下一個難忘的端午印象。

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